ใช้ Bookmark ให้เป็นประโยชน์
เหตุการณ์ คล้ายๆเก็บอีเมล์ไว้เต็ม Inbox หละครับ วันนึงผมเข้าเวปไซต์เป็นสิบๆด้วยจุดประสงค์ที่แตกต่างกันไป บางทีเข้าไปเพื่อหาข้อมูลที่ต้องการจริงๆ บางทีเข้าไปหาอะไรอ่านเล่นๆ ซึ่งแน่นอนมีเวปจำนวนนึงที่ถูกใจผม แต่น้อยครั้งที่ผมจะอ่านจนจบหรือดูข้อมูลได้ทั้งเวปเพราะว่าเวลาไม่พอ เมื่อต้องเปลี่ยนไปทำงานอื่นแล้ว ผมก็จะปิด Browser ไป วันรุ่งขึ้นถ้าผมนึกได้ว่ายังอ่านบทความในเวปนั้นไม่จบแล้วอยากอ่านต่อ ทำยังไงดีครับ … ทางเลือกของผมคือ
- ลอง Search Google อีกรอบ อันนี้เดา keyword มั่วเลย ฮ่าๆ ก็จำไม่ได้ว่าครั้งที่แล้วใช้ keyword อะไรนี่ … หาไม่เจอ
- งั้นมาเปิดดูที่ History ของ Browser ละกัน … เอ่อ มีเป็นร้อยเวปเลย แถมจำไม่ได้ด้วยว่าเข้าเวปนี้ไปวันไหน Today? … Last 7 Days? … This month? เยอะจริงๆ … สุดท้ายก็ต้องยอมแพ้ตามระเบียบ
เสียเวลามั้ย? ชัวร์!!! หาข้อมูลเจอมั้ย? ไม่แน่!!! แต่ตอนนี้ผมไม่ค่อยเจอปัญหานี้แล้วครับ เพราะว่าผมพยายามใช้ Bookmark ให้เป็นประโยชน์มากขึ้นกว่าเดิม พอผมเจอเวปหรือบทความอะไรดีๆ (อ่านผ่านๆซัก 1 ย่อหน้าแล้วโดนใจ) ผมจะรีบ Bookmark ไว้เลยครับ แรกๆก็ Bookmark ด้วย Browser นะ แต่หลังๆหันมาใช้พวก Social Bookmarking แล้วหละครับ เพราะว่าไม่ว่าเราจะเปิดคอมพ์เครื่องไหนก็สามารถเข้าถึงเวปที่เราสนใจได้ ตลอดฮะ
ตอนแรกๆก็ใช้งานได้ดีนะครับ แต่พอเริ่มมันมือเก็บ Bookmark ไว้เพียบเลย กลายเป็นว่าตอนนี้ของยากซะอีก (ลองดูได้ครับ kannique@delicious) … เฮ้อ รู้แบบนี้ผมใส่ Tag ให้กับ Bookmark ตั้งแต่แรกก็หมดเรื่องล่ะ ด้วยความขี้เกียจแท้ๆเลย ที่บอกไว้เพราะไม่อยากให้เพื่อนๆพลาดเหมือนผม สรุปว่ากรณีนี้ Social Bookmarking + Tag จะช่วยเพื่อนๆได้ครับ
เตรียม To-Do-List ทุกๆวัน
ง่ายๆเลย ครับ ถ้าเราไม่รู้ว่าแต่ละวันเราควรทำอะไรบ้างแล้วเราจะบริหารเวลาให้เกิด ประโยชน์สูงสุดได้ยังไง นี่คือความสำคัญของการที่เรามี To-Do-List ครับ วิธีทำจะว่าไปก็มีหลายวิธีนะ บางคนเลือกที่จะเขียนด้วยมือเพื่อสร้างความรู้สึกเอาจริงเอาจังให้กับตัวเอง และจะเขียนซ้ำๆไปทุกวันจนกว่างานจะเสร็จ บางคนก็ถนัดที่จะใช้ Software สำเร็จรูปที่สะดวกในการจัดการและตรวจสอบ (ตัว นี้ก็ใช้ดีนะครับ) … ตรงนี้ไม่ใช่ประเด็นสำคัญเท่าไหรในความคิดผมนะ ที่สำคัญคือเราจะเขียน To-Do-List ที่ดีได้อย่างไรมากกว่า ผมอ่านหนังสือและบทความมานิดหน่อย ขออนุญาตแนะนำครับ
จำได้มั้ยครับว่าเราควร “ทำงานที่สำคัญที่สุดก่อน” ใช่เลยครับ ถ้าเราจะสร้าง To-Do-List ที่ดี เราควรวางงานที่สำคัญที่สุดอันดับหนึ่งลงในช่วงเวลาที่เรามีก่อน (อย่าลืมพิจารณาวงจรชีวิตตัวเองด้วยนะ) แล้วค่อยหยิบงานที่สำคัญอันดับรองลงไปมาใส่ในช่วงเวลาที่เหลือครับ ตรงนี้ได้ประโยชน์สองส่วน อย่างแรกคือเราจะมีเวลาได้ทำงานที่สำคัญที่สุดแน่ๆ และสองคือเราจะเหลือเวลาให้กับเรื่องไม่เป็นเรื่องน้อยลง ตามสูตรเป๊ะเลย เราควรเตรียม To-Do-List ทุกๆเย็นสำหรับวันพรุ่งนี้ หรือว่าเตรียมตอนเช้าของวันก็ได้ครับ พยายามทำให้ได้เป็นประจำมันจะช่วยเราเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการเวลา ของเราด้วย
ข้อควรระวังครับ อย่าคิดว่าเราเป็นซูปเปอร์แมนที่จะทำได้หลายๆอย่างในหนึ่งวัน กฎคือให้เราใส่งานลงใน To-Do-List แค่ครึ่งเดียวของสิ่งที่เราคิดว่าจะทำได้ในหนึ่งวัน … ผมลองแล้ว มันเป็นงี้จริงๆ ฮ่าๆ หลังๆถ้าเราเริ่มมีการบริหารเวลาที่ลงตัวขึ้น เราค่อยเพิ่มงานที่จะทำต่อวันขึ้นมาก็ได้ครับ
ตัดสินใจให้เร็ว
ใครเคยอยู่ ในสถานการณ์แบบนี้บ้างครับ?
หลังจากที่ release software ไปเมื่ออาทิตย์ที่แล้ว คุณเอกในฐานะ Software Development Manager ก็เรียกประชุมทีมงานเพื่อวางแผนสำหรับ software version หน้า ซึ่งในการประชุมนี้นอกจากคุณเอกแล้วก็มีคุณโท Product Manager และคุณตรี Quality Assurance Manager ร่วมด้วย
คุณเอก: เอาล่ะ เราต้องตัดสินใจแล้วว่าใน version หน้า software เราจะมีอะไรบ้าง? ตอนนี้ตัวเลือกก็จะมี (1) Defect ทั้งหมดที่ยังไม่ได้แก้จาก version เ่ก่าๆ (2) Feature ใหม่ที่ลูกค้าขอมา (3) Issue ที่สำคัญจาก Product Support และ (4) Feature หลักๆที่ software คู่แข่งมี เรามาดูในรายละเอียดแต่ละตัวกัน
ผ่านไปหนึ่งชั่วโมง มีข้อมูลมากมายอยู่บนกระดานในห้องประชุม แต่ยังไม่การตัดสินใจว่าทีมควรทำอะไรต่อไป แล้วคุณโท (Product Manager) ก็เริ่มพูดขึ้นก่อนว่า
คุณโท: เราต้องการ Feature ใหม่ๆในปีนี้ไม่งั้นเราจะเสียส่วนแบ่งการตลาดไปให้กับคู่แข่งนะคุณตรี: มี Feature ใหม่มันก็ดีนะคะ แต่เรามีบั๊กที่เก็บมานานต้องแก้ก่อนนะไม่งั้นจะยิ่งทำให้ชีวิตเรายุ่งยาก มากขึ้นในอนาคต
คุณโท: (สวนทันทีว่า) คุณเคยได้ยินด้วยหรอ software ที่ไม่มีบั๊กหนะครับ ผมขอยืนยันอีกครั้งว่าเราต้องการ Feature ใหม่!!!
คุณตรี: แต่เราเคยตั้งใจไว้ว่าจบงานแล้ว เราจะแก้บั๊กที่เหลือให้หมดเพื่อคุณภาพที่ดีขึ้นของ software นะคะ เราควรจะทำตามที่พูดไว้ไม่ใช่หรอ?
ทั้งสองคนมองมาทางคุณเอก คล้ายๆกับว่าอยากได้การตัดสินใจที่เด็ดขาด
คุณเอก: เอาล่ะๆ เรามีโอกาสได้คุยกันแบบนี้แล้ว มันน่าจะมีทางออกที่ดีต่อทุกฝ่ายซิ …
การประชุมดำเนินไปจนครบสองชั่วโมง ท้ายที่สุดก็ไม่มีการตัดสินใจในเรื่องอะไรออกมาเลย … แม้แต่เรื่องเดียว
เหตุการณ์นี้บอกอะไรเราบ้างครับ?
- อย่าคาดหวังที่จะหาจุดลงตัวกับทุกฝ่าย (consensus) สำหรับการตัดสินใจแต่ละครั้ง มันดีแน่ๆอยู่แล้วถ้าการตัดสินใจครั้งนี้เป็นผลดีกับทุกฝ่าย แต่ความเป็นจริงมันไม่ง่ายแบบนั้นหรอก ในฐานะผู้นำ เราต้องเก็บรวบรวมข้อมูลที่ได้จากทุกๆฝ่าย จัดลำดับความสำคัญให้เหมาะสม แล้วตัดสินใจให้เด็ดขาดเพื่อเลือกทางออกที่ดีที่สุดต่อส่วนรวมครับ
- No Decision, No Action!!! แน่นอนครับ ในเมื่อหัวหน้าไม่มีการตัดสินใจหรือคำสั่งที่ชัดเจนออกมา เด็กๆจะรู้ได้ยังไงว่าควรทำอะไรต่อไป? สุดท้ายแล้วทั้งทีมก็จับต้นชนปลายไม่ถูก ปล่อยให้เวลาเสียไปวันๆเพราะความไม่ชัดเจนของนโยบาย
- เมื่อรู้สึกว่ามีข้อมูลเพียงพอแล้วเรา ควรตัดสินใจให้เร็วครับ อาจารย์ที่ผมนับถือมากบอกว่า “ถ้าคุณมีข้อมูลเพียงพอแล้ว อย่าใช้เวลาเกิน 20 นาทีในการตัดสินใจ” ซึ่งผมใช้เป็นหนึ่งในหลักการทำงานของตัวเอง แล้วถ้าเรารู้สึกว่ายังต้องการข้อมูลเพิ่มเติมอีกหละ? อันนี้ขึ้นอยู่กับความเร่งด่วน ถ้ารอได้เราเลื่อนการตัดสินใจออกไปก่อนเพื่อหาข้อมูลหรือเจรจาต่อรองเพิ่ม เติม แต่สำคัญมากที่เราต้องกำหนดวันสุดท้ายที่เราต้องตัดสินใจเรื่องนี้ไว้ให้ ชัดเจน เมื่อถึงวันนั้นไม่ว่ายังไงก็ตามเราต้องตัดสินใจด้วยข้อมูลที่มีครับ จำไว้การตัดสินใจช้ามีผลทำให้งานไม่ก้าวหน้า
เทคนิคเล็กๆน้อยๆเมื่อต้องตัดสินใจ อย่างรวดเร็วคือขอให้เรามีความมั่นใจในตัวเอง มั่นใจในสัญชาตญาณของตัวเอง ไม่ต้องรู้สึกผิดแต่ให้บอกตัวเองว่าเรากำลังทำสิ่งที่ถูกต้องครับ เชื่อมั่นในตัวเองครับ!!!
อย่าหยุดสร้างกำลังใจ
สำหรับตัวผม เองกำลังใจเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยให้ประสบความสำเร็จในทุกๆเรื่องได้ครับ นั่นรวมถึงความพยายามที่จะเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของตัวเองด้วย กำลังใจหาได้จากที่ไหน? ง่ายที่สุดก็ตัวเราเองครับ เราต้องมีทัศนคติที่ดีต่อตัวเองอยู่ตลอดเวลา ผมพยายามให้กำลังใจตัวเอง สร้างความเชื่อมั่นให้ตัวเอง คิดว่าเราต้องทำสำเร็จตามที่ตั้งใจ นอกจากนี้ผมชอบอ่านหนังสือเกี่ยวกับความสำเร็จของคนอื่นๆ ศึกษาและปรับใช้วิธีการของคนเหล่านั้น และในบางครั้งก็ฟังเพลงที่มีความหมายดีๆ (ออกแนวเพื่อชีวิต) อย่างตอนนี้ผมชอบเพลง The Climb – Miley Cyrus ครับ ฟังเกือบทุกเช้า เป็นเพลงที่ให้กำลังใจดีมากจริงๆ โดยเฉพาะท่อนนี้
There’s always gonna be another mountain
I’m always gonna make it move
Always gonna be a uphill battle
Sometimes I’m gonna have to lose
Ain’t about how fast I get there
Ain’t about what’s waiting on the other side
It’s the climb
~ Song by Miley Cyrus
ยังมีวิธีอื่นๆอีกมากที่จะสร้างกำลังใจ ให้เราได้ เช่น ขอกำลังใจจากครอบครัวและคนที่เรารัก ดูหนังฟังเพลง หยุดงานไปพักผ่อนตามสถานที่โปรด หวังว่าเพื่อนๆจะมีแนวทางที่ชอบของตัวเองนะครับ ถ้าทำข้อนี้ได้ประโยชน์มันมหาศาลมากกว่าแค่จะเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานเลย หละ
หยุดผลัดวันประกันพรุ่ง
ข้อแนะนำทุก ข้อจะไม่มีประโยชน์อะไรเลยถ้าเราไม่เริ่มทำมันอย่างจริงจังซักที อาการชอบผลัดวันประกันพรุ่งนั้นอาจจะเกิดเพราะว่างานที่ต้องทำเป็นสิ่งที่ เราไม่ชอบหรือไม่เต็มใจจะทำครับ
ถ้าเราชอบดูฟุตบอลจะมีสักวันมั้ยที่เราบอกตัวเองว่า “ไม่เป็นไร ไม่ดูเกมส์นี้ดีกว่า รอไปดูเกมส์หน้าละกัน” … ผมว่าคงไม่มีหรอกครับเพราะว่าถ้าเราชอบงานหรือกิจกรรมนั้นเรื่องอะไรเลยจะ ไม่ทำมันหละ? กลับกันเราไม่ชอบทำเอกสารเลย เราก็คงจะพูดกับตัวเองว่า “ไม่เป็นไร ไม่ทำเอกสารก่อนดีกว่า ไว้ทำจันทร์หน้าละกัน ยังไม่ใกล้วันส่งซะหน่อย” … ผมคิดว่าเป็นธรรมชาติของทุกคนที่ไม่อยากทำอะไรที่ไม่ชอบ แต่เมื่อมันเป็นหน้าที่เป็นความรับผิดชอบเราก็คงเลี่ยงยาก ดังนั้นเพื่อเป็นการกำจัดอาการนี้และเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของ เราเอง อย่าผลัดวันประกันพรุ่งอีกต่อไปครับเลยครับ แล้วทำยังไงดี?
- ถ้าเราอยู่ในฐานะที่จะมอบหมายงานที่ เราไม่ชอบให้คนอื่นทำ ก็ทำเลยครับ งานที่เราไม่ชอบอาจจะเป็นของโปรดสำหรับคนอื่นก็ได้
- ถ้าเราไม่อยู่ในฐานะที่จะมอบหมายงาน ได้ ก็ทำใจแล้วบอกตัวเองว่า “เออ ใช่ งานนี้เป็นงานที่เราไม่ชอบ แต่เราต้องกัดฟันทำให้เสร็จให้ได้” ยากครับ แต่ได้ผลจริงๆ
- การผลัดวันประกันพรุ่งมีผลทำให้เรา รู้สึกผิดและรู้สึกไม่ดีกับตัวเองครับ (ผมคนนึงหละ) ถ้าเป็นแบบนั้นลองคิดว่าการที่เราทำงานที่ไม่ชอบจนเสร็จได้น่าจะเป็นทางที่ ทำให้เรารู้สึกดีกับตัวเองมากขึ้น คิดแบบนี้น่าจะเป็นแรงจูงใจที่ดีนะครับ
ถ้าเพื่อนๆยังคงมีปัญหากับการเริ่มต้นทำ งานอะไรซักอย่างอยู่หละก็ Anne-Marie Ronsen แนะนำว่าลองสัญญากับตัวเองว่าเราจะเริ่มต้นและใช้เวลาอยู่กับงานนั้นแค่ห้า นาที … ขอแค่ห้านาที บอกตัวเองว่าเราสามารถอดทนทำอะไรซักอย่างในเวลาห้านาทีได้แล้วเริ่มงานเลย ครับ ถ้าเรารู้แล้วว่าเราจะใช้เวลาอยู่กับงานนี้แค่ห้านาที เราจะรู้สึกว่างานนั้นไม่หนักเกินไปหรือน่ากลัวเกินไปจนทำให้เราไม่กล้า เริ่มงาน หลังจากห้านาทีผ่านไป อนุญาตให้ตัวเองหยุดทำงานนั้นได้ถ้าเราอยากหยุดครับ แต่ส่วนใหญ่แล้วเราจะลุยต่อครับ เพราะว่าส่วนที่ยากที่สุดคือการเริ่มต้นงานนั้นผ่านไปแล้วนั่นเอง
ตั้งแต่ เขียนมาจากข้อ 1-10 ผมมีความรู้สึกตลอดว่าอย่างเดียวที่จะขัดขวางไม่ให้เราทำสำเร็จคือตัวเอง ทั้ง 10 ข้อเป็นเรื่องง่ายๆที่ใครก็ทำได้ถ้าความมุ่งมั่นและตั้งใจอย่างแรงกล้าที่จะ พัฒนาตัวเองครับ ผมเองก็เป็นคนหนึ่งที่มีปัญหากับเรื่องพวกนี้ซึ่งตอนนี้กำลังพยายามปรับตัว อยู่ ผมหวังว่าตัวผมจะทำได้ดีขึ้น และเพื่อนๆก็จะทำได้ดีขึ้นเช่นกันครับ
ถ้าใครมีแนวทางปฏิบัติอื่นๆนอกเหนือ 10 ข้อนี้จะแบ่งปันก็ขอบคุณล่วงหน้าครับ
ที่มา http://www.chapterpiece.com/project-management/2010/02/18/increase-productivity-2/
